租房时，出租人和承租人需要准备以下资料：
出租人需要提供的资料：
身份证明：
个人居民身份证或单位法人资格证明。
房屋权属证明：
房屋所有权证或集体土地建设用地使用证等。
委托证明：
如房屋委托他人代管，需提供委托证明。
共有房屋同意证明：
共有房屋出租需其他共有人同意的证明。
其他可能需要的文件：
如临时建设工程规划许可证等。
承租人需要提供的资料：
身份证明：
个人居民身份证，境外人员需提供居留证件或护照。
单位或组织证明：
如承租人为机关、企业、事业单位等，需提供相应的有效证件。
其他可能需要的文件：
如境外单位还需国家安全局批准的相关文件。
办理程序：
签订合同：
双方签订书面租赁合同。
登记备案：
到房屋租赁管理办公室进行登记备案，交纳规定税费。
提交证件：
提供上述所需资料。
领取证件：
租赁双方交纳规定税费后，承租人可能会获得《房屋租赁登记证》。
注意事项：
确保所有文件的真实性和合法性。
租房合同应明确租赁期限、租金、押金、维修责任等条款。
租房前应了解房租包含的内容，如水、电、暖、煤气和物业管理费等。
请根据当地具体规定和流程准备相应的资料。